Benvenuto nella squadra! Per sfruttare al massimo il tuo tempo nel progetto, leggi il seguente documento che spiega il Sistema di gestione dei progetti

Introduzione al Project Management System (PMS)

  • Tenere traccia dello stato di avanzamento delle attività
  • Registrare ore di lavoro
  • Prendere risorse / decisioni prioritarie
  • Fornire uno spazio ai membri del team per portare avanti attività non ancora documentate
  • Spiegare COME fare i compiti e DOVE trovare gli strumenti per eseguirli
  • Fornire un'immagine chiara di quale attività sono in sospeso

Che tu sia un membro del team o un project manager, puoi fare molto per il progetto, compreso offrire le tue capacità, conoscenze, idee e tempo. Il PMS è uno strumento che ti permette di trovare aree che sono comuni tra i tuoi interessi e gli obiettivi del progetto.

I membri del team possono:

  • Assegnare i compiti a se stessi (con l'approvazione del Project Manager)
  • Identificare le attività in cui si possono aiutare gli altri a svolgere attività in corso
  • Identificare e creare nuovi compiti
  • Aggiornare le descrizioni delle attività per aiutare gli altri membri del team durante il completamento delle attività future
  • Cambiare lo stato delle attività (assegnato, in corso, completato, feedback)

Registrati qui completando tutti i campi obbligatori come mostrato di seguito

I project manager saranno avvisati della tua registrazione via e-mail e ti aggiungeranno come membro del team a Kuckucksmühle o Veintidós o entrambi, a seconda di quale ti interessa, Disponiamo anche di infrastrutture digitali e di giochi digitali. Gli ultimi due sono compiti che possono essere svolti online.

Bozza

Il ticket è stato creato dal Project Manager o dal Team Member ma non include ancora tutti i dettagli richiesti.

Recensione

Il ticket è stato esaminato dal Project Manager ed è ora pronto per essere assegnato a un membro del team. I membri del team possono assegnare questi compiti a se stessi se questi sono stati approvati dal Project Manager (è sufficiente un'approvazione verbale)

Assegnato

L'attività è stata assegnata a un membro del team, tuttavia l'individuo non ha ancora iniziato a lavorarci

In corso

L'attività è stata assegnata a un membro del team che ci sta lavorando

Fatto

Il membro del team ha completato l'attività, verrà ora esaminata dal responsabile del progetto.

Feedback

Il membro del team ha domande sulle attività che deve essere risolta dal project manager prima che un'attività possa essere completata.

Le domande per il project manager dovrebbero essere incluse nella sezione delle note.

Revisione

Il project manager ha esaminato un'attività completata e ha notato che qualcosa non è giusto. Verrà incluso un commento per spiegare cosa deve essere fatto nelle note.

Chiuso

Il project manager ha esaminato l'attività completata e ha chiuso l'attività. Non bisogna fare nient'altro.

Interrotto

Il project manager ha valutato il compito e per un numero qualsiasi di ragioni ha deciso che non può / non è pratico il suo svolgimento.

Attività normali

Questi includono sia le attività Una Tantum che le attività ricorrenti:

Le attività una tantum sono in genere attività che devono essere eseguite una volta, in rare occasioni, con necessità di svolgerle per le quali non è possibile prevedere la frequenza.

Questi includono riparazioni o nuove costruzioni, ad esempio progetti unici:

  • riparare il pollaio
  • creazione di una nuova serra
  • riparare lo swing
  • far controllare il forno da un professionista
  • contattare il falegname per controllare le travi

Le attività ricorrenti sono in genere attività per le quali esiste una frequenza impostata ma non vengono eseguite quotidianamente, ad esempio:

  • Estrarre i cestini
  • Pulizia profonda
  • Lavare le finestre
  • Mescolare il compost
  • Spazzolare il cane

Dovresti registrare il tuo tempo rispetto alle normali attività ogni volta che spendi del tempo per farle, vedi la sezione Come registrare il tempo su un'attività.

Se ti interessa il diagramma del flusso di lavoro vedi Qui

Attività giorno per giorno

Questi sono compiti che vengono eseguiti quotidianamente, ad esempio:

  * Irrigazione del giardino   * Riempimento della lavastoviglie   * Fare la lavatrice   * Pulizia della cucina   * Preparazione condivisa dei pasti

Per le attività giornaliere, è necessario modificare la descrizione solo se si dispone di ulteriori dettagli da aggiungere se si notano passaggi mancanti nel processo. Si prega di fare riferimento alla sezione Modifica di un incarico.

Dovresti registrare il tuo tempo speso per ogni attività, giorno per giorno, ogni volta che impieghi del tempo per svolgerla, vedi la sezione Come registrare il tempo su un'attività.

Se ti interessa il diagramma del flusso di lavoro vedi qui.

Esistono vari modi per trovare un'attività specifica:

Usa la funzione di ricerca usando una parola chiave

Digita nella casella di ricerca una parola chiave per l'attività che stai cercando. Ad esempio, se si desidera trovare l'attività “Giorno per giorno per pulire la cucina”, è possibile utilizzare “cucina” come parola chiave per la ricerca e premere il tasto Invio sulla tastiera.

Questo ti porterà all'interfaccia di ricerca, dove puoi affinare la ricerca. Nel menu a discesa indicato di seguito è possibile scegliere se si desidera cercare un problema (attività) in un progetto specifico e nei relativi sottoprogetti o se si desidera cercare tutti i progetti.

È possibile scegliere se cercare tutte le parole o cercare i riquadri solo facendo clic nella casella di spunta appropriata. Ciò può essere utile per trovare problemi specifici (attività) come quello che stiamo usando come esempio.

Le caselle di controllo ti consentono di scegliere se stai cercando Problemi (attività) e pagine Wiki.

È possibile abbassare la scheda Opzioni aggiuntiva facendo clic sulla piccola freccia vicino a Opzioni, in questo modo è possibile spuntare le caselle per cercare solo gli Open issues.

Una volta che sei soddisfatto di avere abbastanza dettagli per la tua ricerca, puoi fare clic sul pulsante Invia.

I risultati verranno visualizzati sotto l'interfaccia di ricerca e puoi fare clic sul link per aprire il problema che stavi cercando. Se non sei ancora in grado di trovare l'attività ma sai che sicuramente esiste, puoi chiedere assistenza a un altro membro del team o al project manager.

Usa la funzione di ricerca usando un numero di compito

Se conosci il numero del compito, digitalo nella casella di ricerca, premi invio sulla tastiera in modo da trovare automaticamente l'attività che stai cercando.

Ricerca di compiti quando si sa già che sono sotto un progetto / sottoprogetto specifico

Se ti è stato assegnato un compito verbalmente come ad esempio “pulire la cucina”, puoi cercare l'attività nel sottoprogetto specifico.

Per vedere un elenco di progetti e sottoprogetti clicca su Home.

Il progetto / sotto-progetto di cui sei membro del team sono contrassegnati da una stella accanto al loro nome.

Sotto ciascun progetto verrà visualizzato un elenco di sottoprogetti con dettagli su cosa include ciascun sottoprogetto.

In questo esempio, supponiamo che tu sia un membro del team per Veintidós, sarai in grado di visualizzare un elenco di problemi aperti per tutto il progetto facendo clic sul collegamento Problemi.

Per restringere la ricerca, potrebbe essere più semplice identificare il sottoprogetto in cui il problema / l'attività si svolgerà; in questo caso si può vedere che esiste un sottoprogetto chiamato Casa e generale, che include attività generali correlate alla casa e altre attività che non si adattano alle altre categorie.

Se si fa clic sul titolo del sottoprogetto, sarà possibile visualizzare un elenco di problemi aperti facendo clic sul collegamento Problemi.

In questa visualizzazione è possibile ordinare i problemi facendo clic sui titoli delle colonne o aggiungere un filtro per facilitare la ricerca.

Cosa succede se il problema / l'attività non esiste ancora?

Se hai cercato ovunque e il problema / l'attività non esiste e deve essere creato puoi creare un nuovo numero, leggi Come creare nuove attività .

I problemi (attività) possono essere modificati una volta creati. Per iniziare, fai clic sul link di modifica.

Sarai in grado di modificare:

  • Progetto: puoi spostare un'attività in un altro sottoprogetto o progetto principale
  • Tracker: è possibile modificare l'attività da Attività normale a Attività giorno per giorno o viceversaDifferenti Tipi di Incarichi
  • Oggetto: è possibile modificare l'oggetto o aggiungere dettagli ad esso, se necessario
  • Stato: puoi modificare lo stato di lettura Different Task Statuses
  • Assegnatario: puoi assegnare un'attività a te stesso o ad altri se precedentemente concordato con il project manager o altro membro del team coinvolto
  • Strumenti e materiali
  • Motivazione
  • Descrizione: fare clic sull'icona della matita per modificare

Su questa vista puoi anche aggiungere:

  • Tempo trascorso
  • Commenti
  • Gli appunti

Se hai bisogno di creare una nuova attività dovresti già avere una buona idea su quale sottoprogetto dovrebbe essere registrato sotto. È possibile trovare un elenco di progetti e sottoprogetti facendo clic su Home e quindi su Progetti dove sarà possibile visualizzare un elenco di Sottoprogetti con una descrizione per ciascuno.

Fare clic sul titolo del sottoprogetto e quindi fare clic su Nuovo numero

Come puoi vedere i campi obbligatori sono contrassegnati da una stella rossa, assicurati che il soggetto sia chiaro e la descrizione includa il maggior numero di dettagli possibile.

Se l'attività è già stata discussa e concordata con il Project Manager, è possibile procedere e modificare lo stato su Assegnato e assegnare l'attività a se stessi o a un altro membro del team previo accordo verbale.

Se non hai ancora concordato l'attività con il Project Manager, devi impostare lo stato su feedback e Assign l'attività per il Project Manager

Una volta che questo è stato esaminato dal Project Manager a seconda del risultato, l'attività potrebbe essere assegnata a te o ad altri o modificata con ulteriori istruzioni o annullata se non è fattibile. Fare riferimento al processo di flusso del lavoro.

Dopo aver individuato l'attività necessaria per registrare il tempo, è sufficiente aprire l'attività e fare clic sul collegamento del tempo di registrazione nell'angolo in alto a destra, come illustrato di seguito:

Si aprirà una nuova finestra in cui è possibile aggiungere il tempo trascorso e anche un commento. È consigliabile registrare gli orari nello stesso giorno in cui li si fa in modo che i dati siano più precisi e non si debba sforzarsi di ricordare. Tuttavia questa vista consente anche di registrare il tempo per le attività in qualsiasi data precedente semplicemente cambiando il campo della data

Come puoi vedere la sezione commenti non è obbligatoria ma potrebbe essere utile se, in un secondo momento, volessi ricordarti quale parte dell'attività è stata completata, nel caso non si sia riuscito a terminarlo in una sola fase.

Una volta che hai finito puoi fare clic su Crea, questo salverà il tuo tempo registrato e ti riporterà alla finestra delle attività con una conferma in alto che indica che l'aggiornamento è stato salvato.

Puoi anche fare clic su Crea e continua, questo ti consentirà di aggiungere ore registrate per altre attività, purché tu conosca i numeri delle attività che possono essere modificati semplicemente digitando il numero e facendo clic sulla piccola lente d'ingrandimento. Come puoi vedere nella schermata precedente, questo mostrerà il nome dell'attività a cui stai registrando il tuo tempo.

Vai alla pagina principale del progetto su cui stai lavorando come mostrato nell'esempio sopra, fai clic su Dettagli o Segnala a sinistra in rosso sopra.

Utilizza i filtri per vedere le ore per utente:

Fai clic sul menu a discesa Aggiungi filtro, seleziona Utente

Seleziona il tuo nome dall'elenco a discesa e fai clic sul link di applicazione:

Se questa funzione non funziona, puoi rivolgerti al project manager che sarà in grado di aiutarti.

  • it/project_management_system.txt
  • Ultima modifica: 2018/10/21 12:07
  • da aimeejulia