¡Bienvenidx al equipo! Para sacar el máximo partido a tu estancia en el proyecto por favor lee el siguiente documento en el que se explica el Sistema de Gestión de Proyectos (PMS)

Introducción al Sistema de Gestión de Proyectos (PMS)

  • Llevar un registro del avance de las tareas
  • Introducir las horas de trabajo
  • Generar recursos/decisiones prioritarias
  • Proveer de un espacio en el que lxs miembros del equipo puedan introducir nuevas tareas aún sin documentar
  • Documentar cómo hacer tareas y dónde encontrar las herramientas para realizarlas
  • Informar con claridad de qué tareas son más relevantes

Seas unx Team Member o unx Proyect Manager, tienes mucho que aportar al proyecto, incluyendo tus habilidades, conocimientos, ideas y tiempo. El PMS es una herramienta que te permite encontrar áreas que son comunes entre tus intereses y los objetivos del proyecto.

Como Team Member puedes:

  • Asignarte tareas a ti mismx (requiere la aprobación de unx de lxs Proyect Manager)
  • Identificar tareas que pueden ayudar a otrxs a realizar tareas que están en marcha
  • Identificar y crear nuevas tareas
  • Actualizar e identificar tareas para ayudar a que otrxs Team Members completen tareas en el futuro
  • Cambiar el estado de las tareas (Assigned (asignada), In progress (en proceso), Done (hecha), feedback)

Regístrate aquí completando todos los campos obligatorios como se indica abajo

Lxs Proyect Managers recibirán una alerta por email de que te has registrado y te añadirán como Team Member bien a Kuckucksmühle, Veintidós o ambos dependiendo de en cuál estés interesadx.

Draft (borrador)

La tarea ha sido creada por unx Project Manager o por unx Team Member pero aún no incluye todos los detalles necesarios.

Reviewed (revisado)

La tarea ha sido creada y revisada por unx Project Manager y está lista para ser asignada a unx Team member. Lxs Team members pueden asignarse estas tareas a si mismxs. Esto debe ser aprobado por unx Project Manager (una aprobación verbal es suficiente)

Assigned (asignada)

La tarea ha sido asignada a unx Team Member aunque dichx miembro aún no ha empezado a trabajar en ella.

In Progress (en proceso)

La tarea ha sido asignada a unx Team Member y está trabajando en ella.

Done (Hecha)

El/La Team Member ha completado la tarea, ahora será revisada por unx Project Manager.

Feedback

El/La Team Member tiene preguntas sobre la tarea que necesitan ser respondidas por unx Project Manager antes de que se pueda terminar la tarea.

Las preguntas para el/la Project Manager deben ser incluidas en la sección de notas.

Revision (revisión)

Unx Project Manager ha revisado una tarea terminada y se ha dado cuenta de que algo no está correcto. En las notas, se incluirá un comentario para explicar que es necesario hacer.

Closed (cerrada)

Unx Project Manager ha revisado la tarea finalizada y la ha cerrado. No es necesario nada más.

Aborted (abortada)

Unx Project Manager ha evaluado una tarea y por algún motivo ha decidido o bien, que no es posible llevarse a cabo, o bien, que no es práctico hacerlo.

Normal tasks (tareas normales)

Incluyen tanto tareas puntuales como tareas recurrentes:

Las tareas puntuales son aquel tipo de tareas que solo necesitan hacerse una única vez, en raras ocasiones o aquellas en las que la frecuencia de realización es impredecible.

Pueden incluir reparaciones o nuevas construcciones. Algunos ejemplos son:

  • Reparar el gallinero
  • Hacer un nuevo invernadero
  • Reparar el columpio
  • Contactar con un profesional para que revise el horno
  • Contactar con el carpintero para que revise las vigas

Las tareas recurrentes son aquellas tareas para las que hay una frecuencia establecida pero no se hacen día a día. Por ejemplo:

  • Sacar las basuras
  • Limpieza general
  • Limpiar las ventanas
  • Remover el compost
  • Cepillar al perro

Debes introducir tu tiempo en Normal Tasks cada vez que inviertas tiempo en ellas, mira la sección: Cómo introducir tiempo invertido en una tarea.

Day to Day tasks (Tareas diarias)

Son tareas que se llevan a cabo día a día, por ejemplo:

  • Regar el jardín
  • Poner el lavaplatos
  • Hacer la colada
  • Limpiar la cocina
  • Preparar las comidas compartidas

Para las tareas diarias, solo debes corregir la descripción si tienes más detalles que añadir o si ves que hay pasos del proceso que no aparecen. Por favor, mira la sección Corregir una tarea.

Cada vez que lleves a cabo alguna de las tareas diarias, debes introducir el tiempo que has invertido en realizarla, mira la sección Cómo introducir tiempo invertido en una tarea.

Hay varias formas de encontrar una tarea específica:

Usa la barra de búsqueda mediante una palabra clave

Introduce en la barra de búsqueda una palabra clave para la tarea que buscas. Por ejemplo, si quieres encontrar la tarea diaria para limpiar la cocina podrías usar “kitchen” como palabra clave para tu búsqueda y darle a intro en tu teclado.

Esto te llevará a la interfaz de búsqueda, donde puedes refinar tu búsqueda. En el menú desplegable que aparece debajo puedes elegir si quieres buscar un issue (tarea) en un proyecto específico y sus subproyectos o si quieres buscar en todos los proyectos.

Puedes elegir si quieres buscar todas las palabras o usar el mosaico de búsqueda simplemente clickando en la casilla adecuada. Esto puede ser útil para encontrar issues (tareas) específicas como la que estamos usando en el ejemplo.

El mosaico de búsqueda te permite elegir si estás buscando issues (tareas) o páginas del wiki.

Puedes desplegar la pestaña de opciones adicionales haciendo click en la flecha que aparece junto a opciones. Aquí puedes marcar las casillas para buscar solo tareas abiertas.

Cuando hayas introducido suficientes detalles, puedes darle al botón de enviar (Submit).

Los resultados aparecerán debajo de la interfaz de búsqueda y puedes hacer click en el link para abrir la tarea que estabas buscando. Si aún así no eres capaz de encontrar la tarea pero estás seguro de que esta existe puedes pedir ayuda a otrx Team Member o Project Manager.

Utiliza la barra de búsqueda con un número de tarea

Si conoces el número de la tarea que estás buscando solo introdúcelo en la barra de búsqueda y automáticamente encontrará dicha tarea.

Encontrar tareas cuando sabes que están en un proyecto/sub-proyecto específico

Si se te ha asignado de manera verbal una tarea como por ejemplo limpiar la cocina, puedes buscarla en el sub-proyecto específico.

Para ver un listado de los proyectos y sub-proyectos haz click en Home.

Los proyectos/sub-proyectos de los que seas miembro están marcados con una estrella junto a su nombre.

Bajo cada proyecto verás una lista de sub-proyectos con detalles como qué incluye cada uno de ellos.

En este ejemplo, asumamos que eres un Team Member de Veintidós, podrás ver una lista de tareas abiertas haciendo click en el link Issues.

Para restringir la búsqueda será más sencillo si identificas a qué sub-proyecto pertenece la tarea. En este caso, puedes ver que hay un sub-proyecto llamado House & General, este incluye tareas generales relacionadas con la casa y otras tareas que no encajan en le resto de categorías.

Si haces click en el título del sub-proyecto podrás ver una lista de tareas abiertas haciendo click en el link Issues.

En esta vista puedes ordenar las tareas haciendo click en los títulos de las columnas, o añadir filtros que ayuden a tu búsqueda.

¿Y si el issue/tarea no existe?

Si has buscado por todas partes, es posible que el issue/tarea no exista y necesite ser creado. Para ello, puedes creas un New Issue. Por favor, lee Cómo crear nuevas tareas.

Los Issues (Tareas) pueden ser editados una vez han sido creados. Para empezar, haz click en el link “edit” (editar).

Podrás editar:

  • Project - puedes mover una tarea a otro sub-proyecto o proyecto principal
  • Tracker - puedes cambiar una tarea de Normal Task a Day to Day task o al revés. Lee Diferentes tipos de tarea
  • Subject - Puedes cambiar el tema o añadirle detalles si es necesario
  • Status - puedes cambiar el estado. Lee Differentes estados de las tareas
  • Assignee - puedes asignarte una tarea a ti mismx o a otrxs si previamente lo has acordado con el proyect manager o con otrxs miembros del equipo implicadxs.
  • Tools & Materials - Herramientas y materiales
  • Motivation - Motivación
  • Description - Haz click en el icono del lápiz para editar

En esta vista también puedes añadir:

  • Tiempo invertido
  • Comentarios
  • Notas

Si necesitas crear una nueva tarea debes tener ya una idea de en qué sub-proyecto debería ser incluida. Puedes encontrar una lista de proyectos y sub-proyectos haciendo click en Home y a continuación en Projects donde podrás ver una lista de sub-proyectos con una descripción de cada uno.

Click en el título del sub-proyecto y a continuación haz click en New Issue

Como puedes ver, los campos obligatorios están marcados con una estrella roja. Asegúrate de que el asunto (subject) sea claro y que la descripción tenga tanto detalle como sea posible.

Si la tarea ya ha sido discutida y acordada con unx Project Manager puedes poner directamente el estado “Assigned” y asignártela a ti mismx o a otrx team member si ya lo has acordado verbalmente con ellxs.

Si aun no has acordado la tarea con unx Project Manager debes poner el estado feedback y asignar la tarea a unx Project Manager

Una vez haya sido revisada por unx Project Manager, la tarea puede ser o bien asignada a tí o a otrxs, completada con mas instrucciones o abortada si no es factile. Mira el proceso de flujo de trabajo.

Después de haber encontrado la tarea en la que quieres introducir tu tiempo invertido simplemente ábrela y haz click en el link log time que aparece en la esquina superior derecha como se muestra abajo:

Esto, abrirá una nueva vista en la que puedes añadir el tiempo invertido y comentarios. Lo mejor es introducir las horas el mismo día que las haces para que los datos sean más exactos y no tengas que hacer memoria. De todos modos, esta vista también te permite introducir horas en una fecha diferente a la actual simplemete cambiando el campo “date”.

Como puedes ver, la sección de comentarios no es obligatoria pero puede ser útil si más tarde necesitas recordar qué parte de la tarea completaste si no la hiciste entera.

Una vez hayas acabado haz click en crear. Esto guardará el tiempo que hayas introducido y te llevará de nuevo a la vista de la tarea con una confirmación en la parte superior de la pantalla indicando que la actualización ha sido guardada.

También puedes hacer click en crear y continuar, lo que te permitirá añadir horas a otras tareas. Si sabes el número de tarea, puedes cambiarlo simplemente introduciendo el número y haciendo click en la pequeña lupa. Como puedes ver en las anteriores capturas de pantalla, esto mostrará el nombre de la tarea en la que esás introduciendo las horas.

Ve a la pagina principal del proyecto en el que estés trabajando como se muestra en el ejemplo de arriba, haz click en “Details” o “Report” en la izquierda (marcado en rojo arriba).

Usa los filtros para ver las horas por usuario:

Haz click en el desplegable para añadir filtros y selecciona tu usuario

Selecciona tu nombre de la lista que aparece y haz click en el link aplicar:

Si no te funciona esta función, avisa al/la project manager, que podrá ayudarte.

  • es/project_management_system.txt
  • Última modificación: 2016/11/27 20:37
  • por veronica