Introduction au Système de Management du Projet (SMP)

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Bienvenue dans l'équipe ! Afin d'utiliser au mieux le temps que vous allez consacrer au projet, lisez s'il-vous-plaît les instructions ci-dessous concernant l'utilisation du Système de Management du Projet et son fonctionnement.

Garder une trace de l'avancement des tâches
Enregistrer les heures de travail
Prendre des décisions concernant les ressources et priorités
Assurer un espace où les membres de l'équipe peuvent mettre en avant les tâches pas encore documentées
Renseigner sur le moyen d'effectuer les tâches et où trouver les outils nécessaires
Donner une idée claire des tâches prioritaires et non résolues

Que vous soyez un membre de l'équipe ou un gestionnaire du projet, vous avez beaucoup à apporter, notamment vos compétences, vos connaissances, vos idées et votre temps. Le SMP est un outil qui vous permet de trouver les zones communes entre vos intérêts et les objectifs du projet.

Les membres de l'équipe peuvent :

S'attribuer une tâche (requiert l'approbation du gestionnaire du projet)
Identifier les tâches en cours qui nécessitent de l'aide pour être effectuées
Identifier et créer de nouvelles tâches
Mettre à jour la description des tâches pour aider les autres membres de l'équipe à achever des tâches futures
Changer le statut d'une tâche (assigned (attribué), in progress (en cours), done (fait), feedback (retour))

Inscrivez-vous ici en complétant les champs obligatoires comme vu ci-dessous.

Les gestionnaires du projets seront alertés de votre inscription par mail et vous ajouterons comme membre de l'équipe soit pour Kuckucksmühle soit pour Veintidós ou pour les deux, suivant auquel vous portez le plus d'intérêt. Nous avons également une Digital Infrastructure (infrastructure numérique) et un Digital Playground (aire de jeu numérique), ces deux derniers étant pour les tâches qui peuvent être réalisées en ligne.

Le billet a été crée par le manager du projet ou un membre de l'équipe mais ne contient pas encore tous les détail requis.

Le billet a été examiné par le gestionnaire du projet et est maintenant prêt à être attribué à un membre de l'équipe. Les membres de l'équipe peuvent eux-même s'attribuer ces tâches si cela est approuvé par le gestionnaire du projet. (une approbation verbale est suffisante)

La tâche a été attribuée à un membre de l'équipe, cependant l'individu n'a pas encore commencé à travailler dessus.

Une tâche a été assignée à un membre de l'équipe et il est en train de travailler dessus

Les membres de l'équipe ont effectué la tâche, cela va à présent être examiné par les gestionnaires du projet.

Le membre de l'équipe a des questions sur une tâche qui ont besoin de réponse avant que celle-ci ne soit effectuée.

Les questions pour le gestionnaire du projet devrait être inclus dans la section notes.

Le manager du projet a examiné une tâche complétée et a remarqué que quelque chose n'allait pas.Un commentaire est ajouté pour expliquer ce qui doit être fait dans les notes.

Le manager du projet a examiné la tâche complétée et l'a fermée. Il n'y a rien de plus à faire.

Le gestionnaire du projet a jugé que la tâche, quel qu’en soit la raison, ne peut être réalisée ou est peu commode à effectuer.

Cela comporte les tâches uniques et les tâches récurrentes :

Les tâches uniques sont typiquement les tâches qui ont besoin d'être effectuées une seule fois, lors de rares occasions et la périodicité du besoin de les effectuer ne peut pas être prédite.

Cela inclus les réparations et les nouvelles constructions, les projets uniques comme par exemple :

Réparer le poulailler
Mettre en place une nouvelle serre
Réparer la balançoire
Faire vérifier le four par un professionnel
Appeler le charpentier pour qu'il contrôle les poutres

Les tâches récurrentes sont typiquement des tâches qui vont être effectuées plusieurs fois de façon régulière, mais pas sur une base journalière comme par exemple :

Sortir les poubelles
Ménage de printemps
Nettoyer les vitres
Retourner le composte
Brosser le chien

Le temps passé à effectuer une tâche normale devrait être enregistré dès que vous avez travaillé dessus, référez-vous à la section Comment enregistrer le temps de travail.

Cela regroupe toutes les tâches qui doivent être effectuées quotidiennement, par exemple :

Arroser le jardin
Remplir le lave-vaisselle
S'occuper du linge sale
Nettoyer la cuisine
La préparation commune du dîner

En ce qui concerne la description des tâches journalières, elle devra être modifiée seulement si vous avez des détails à apporter si vous avez remarqué qu'il manque des étapes dans la procédure. Référez-vous, s'il-vous-plaît, à la section Modifier une tâche.

Le temps passé à effectuer une tâche journalière devrait être enregistré dès que vous avez travaillé dessus, référez-vous à la section Comment enregistrer le temps de travail.

Il y a différents moyens de trouver une tâche spécifique :

Tapez un mot-clé dans la barre de recherche concernant la tâche que vous recherchez. Par exemple si vous voulez trouver une tâche journalière telle que nettoyer la cuisine, vous pourriez utiliser “cuisine” comme mot-clé pour votre recherche et appuyer sur la touche entrée de votre clavier.

Cela vous dirige alors vers une interface de recherche à partir de laquelle vous pouvez affiner votre demande. Dans le menu déroulant en-dessous vous pouvez indiquer si vous souhaitez rechercher un problème (marqué “issue”, cela correspond aux tâches) d'un projet spécifique et ses sous-projets ou si vous voulez chercher tous les projets.

Vous pouvez choisir de chercher en utilisant tous les mots ou bien seulement quelques uns simplement en cochant la bonne case. Cela peut s'avérer très utile pour rechercher des issues (tâches) telle que celle donner en exemple.

Les cases à cocher vous permettent de chercher les issues (tâches) et les pages Wiki.

L'onglet des options peut être déroulé en cliquant sur la petite flèche marquée Options, là vous pourrez choisir de ne chercher que les issues ouvertes.

Une fois que vous êtes satisfait du nombre de détails entrés vous pouvez cliquer sur le bouton Soumettre (Submit).

Les résultats seront affichés en dessous de l'interface de recherche et vous pourrez cliquer sur le lien de l'issue que vous recherchiez. Si vous ne trouvez toujours pas la tâche que vous recherchiez mais que vous savez qu'elle existe sûrement, vous pouvez demander assistance auprès d'un membre de l'équipe ou d'un gestionnaire du projet.

If you know the task number just type this into the search box hit enter on your keyboard and it will automatically find the task you are looking for.

If you have been assigned a task verbally such as for example cleaning the kitchen you can look for the task in the specific sub-project.

To see a list of Projects and Sub-Projects click on Home.

The project/sub-projects you are a team member of are marked with a star next to their name.

Under each Project you will see a list of sub-projects with details as to what each sub-project includes.

In this example let's assume you are a team member for Veintidós, you will be able to see a list of open issues for all of the project by clicking on the Issues link.

To narrow the search it may be easier if you identify which sub-project the issue/task would be under, in this case you can see that there is a sub-project called House & General, this includes general tasks that are house related and other tasks that don't fit in with the other categories.

If you click on the sub-project title you will be able to see a list of open issues by clicking on the Issues link.

In this view you can then sort the issues by clicking on the column titles, or add a filter to aid with your search.

If you have looked everywhere and the issue/task does not exist and needs to be created you can create a New Issue, please read How to create new tasks.

Issues (Tasks) can be edited once they are created. To get started, click on the edit link.

You'll be able to edit:

Project - you can move a task to another sub-project or main project
Tracker - you can change the task from Normal Task to Day to Day task or vice versa read Different Types of Tasks
Subject - you can change the subject or add detail to it if needed
Status - you can change the status read Different Task Statuses
Assignee - you can assign a task to yourself or others if previously agreed with the project manager or other team member involved
Tools & Materials
Motivation
Description - click on the pencil icon to edit

On this view you can also add:

Spent time
Comments
Notes

If you need to create a new task you should already have a good idea as to which sub-project this should be logged under. You can find a list of Projects and Sub-projects by clicking on Home and then Projects where you'll be able to see a list of Sub-projects with a description for each.

Click on the Sub-Project title and then click on New Issue

As you can see the mandatory fields are marked with a red star, make sure that the subject is clear and the description include as much detail as possible.

If the task has already been discussed and agreed with the Project Manager you may go ahead and change the status to Assigned and assign the task to yourself or another team member if you've already agreed this with them verbally.

If you haven't yet agreed the task with the Project Manager you should set the status to feedback and Assign the task to the Project Manager

Once this has been reviewed by the Project Manager depending on the outcome the task may either be assigned to you or others or amended with further instructions or aborted if it is not feasible. Refer to the workflow process.

After you have found the task you need to log your time against simply open the task and click on the log time link on the top right hand corner as seen below:

This will open a new view where you can add the time spent and also a comment. It is best practice to log your hours on the same day that you do them so that the data is more accurate and you don't have to remember however this view also enables you to log time for tasks on any previous date by simply changing the date field.

As you can see the comment section is not obligatory but could be helpful if later on you need to remember what part of the task you completed if you hadn't managed to finish it in one sitting.

Once you're done you can click Create, this will save your logged time and will take you back to the task view with a confirmation on the top that indicates the update was saved.

You can also click Create and Continue, this will allow you to add logged hours to other tasks as well provided you know the task numbers which may be changed by simply typing in the number and clicking on the little magnifying glass. As you can see in the previous screenshot this will display the name of the task you are logging your time against.